Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten ist:

Akademie Wasserschloss Sykiotis
Täfernstrasse 26
5405 Dättwil AG
Schweiz

E-Mail: sekretariat@akademie-wasserschloss.ch
Telefon: +41 77 473 11 07
Datenschutzanfragen sind mit dem Betreff «Datenschutzanfrage» an die vorstehende E-Mail-Adresse zu richten.


2. Zweck und Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie die Akademie Wasserschloss Sykiotis Personendaten bearbeitet. Sie gilt insbesondere für:

•    die Website akademie-wasserschloss.ch;
•    Kontakt- und Beratungsanfragen;
•    Buchungsanfragen über Wix;
•    Lektionenpakete, Kurse und Probelektionen;
•    Präsenz-, Online- und Hybridunterricht;
•    die Nutzung von Google Classroom, Google Meet, Zoom und Microsoft Teams;
•    die Kommunikation mit Vertragspartnerinnen und Vertragspartnern, lernenden Personen und gesetzlichen Vertretungen;
•    Absenzenmeldungen, Nachhollektionen und Härtefallgesuche;
•    Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Administration.

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und das Kursreglement regeln die vertraglichen Rechte und Pflichten. Diese Datenschutzerklärung beschreibt die damit verbundenen Bearbeitungen von Personendaten.


3. Begriffe und beteiligte Personen
Als Vertragspartnerin oder Vertragspartner gilt die Person, die den Vertrag mit der Akademie Wasserschloss Sykiotis abschliesst und die vereinbarte Gebühr schuldet.
Als lernende Person gilt die Person, die am Unterricht teilnimmt.
Bei lernenden Personen unter 18 Jahren wird der Vertrag mit der gesetzlichen Vertretung abgeschlossen. Personendaten der lernenden Person und der gesetzlichen Vertretung können gemeinsam bearbeitet werden, soweit dies für die Buchung, die Unterrichtsdurchführung, die Kommunikation, die Abrechnung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.


4. Welche Personendaten wir bearbeiten
Je nach Kontakt und beanspruchter Leistung bearbeiten wir insbesondere die nachfolgend bezeichneten Personendaten.

4.1 Kontakt- und Stammdaten
•    Vor- und Nachname;
•    Post- und Rechnungsadresse;
•    E-Mail-Adresse;
•    Telefonnummer;
•    Geburtsdatum oder Altersgruppe, soweit erforderlich;
•    Angaben zur gesetzlichen Vertretung;
•    bevorzugte Kommunikationssprache.

4.2 Buchungs- und Vertragsdaten
•    gewähltes Angebot und Anzahl der Lektionen;
•    Einzel- oder Gruppenunterricht;
•    Schulstufe;
•    gewünschte beziehungsweise vereinbarte Fächer;
•    Unterrichtsort und Lernformat;
•    Datum und Inhalt der Buchungsanfrage;
•    Eingangs- und Annahmebestätigung;
•    Zustimmung zu den AGB und zum Kursreglement einschliesslich Version und Zeitstempel;
•    vereinbarte Termine;
•    Paketbeginn, Paketlaufzeit und Lektionenguthaben;
•    Rücktritts- und Beendigungserklärungen.

Die automatisch versandte Eingangsbestätigung dokumentiert ausschliesslich den Eingang einer Buchungsanfrage und stellt keine Vertragsannahme dar. Vor der Vertragsannahme prüfen wir insbesondere die Vertretungsberechtigung, die fachliche und personelle Verfügbarkeit sowie die organisatorische Durchführbarkeit. Der Vertrag kommt erst mit einer gesonderten Annahmebestätigung der Akademie Wasserschloss Sykiotis zustande.

4.3 Unterrichts- und Lerndaten
•    Anwesenheit und bezogene Lektionen;
•    behandelte Fächer und Themen;
•    Lernziele und vereinbarte Lernschwerpunkte;
•    Lernstands-, Fortschritts- und Feedbackangaben;
•    eingereichte Aufgaben und Unterrichtsmaterialien;
•    Bewertungen, Korrekturen und Rückmeldungen;
•    organisatorische Kommunikation mit Lehrkräften;
•    Teilnahme- und Kursbestätigungen.

Wir bearbeiten nur jene Lern- und Leistungsdaten, die für die vereinbarte Bildungsleistung, deren Dokumentation oder die Kommunikation mit der gesetzlichen Vertretung erforderlich sind.

4.4 Förder- und unterstützungsbezogene Daten
Soweit dies für eine sichere, angemessene oder individuell abgestimmte Unterrichtsdurchführung erforderlich ist, können Angaben zu Förderbedarf, Lernvoraussetzungen, schulischen Unterstützungsmassnahmen, Nachteilsausgleichen oder gesundheitsbezogenen Einschränkungen bearbeitet werden. Es werden nur die für den konkreten Unterricht erforderlichen Angaben erhoben. Diagnosen, vollständige Fachberichte oder medizinische Unterlagen sollen nicht eingereicht werden, sofern sie nicht ausnahmsweise zwingend erforderlich sind. Solche Angaben werden ausschliesslich Personen zugänglich gemacht, die sie für die Unterrichtsplanung, die Sicherheit oder die vereinbarte Förderung benötigen.

4.5 Absenzen- und Nachholdaten
Absenzen sind gemäss Kursreglement ausschliesslich per E-Mail an sekretariat@akademie-wasserschloss.ch zu melden.
Dabei bearbeiten wir insbesondere:
•    Absenderin oder Absender;
•    betroffene lernende Person;
•    betroffenen Lektionstermin;
•    Eingangsdatum und Eingangszeit;
•    Anspruch und Termin einer Nachhollektion;
•    Auswirkungen auf das Lektionenguthaben.

Der protokollierte Eingang der E-Mail dient als Nachweis für die Einhaltung der Abmeldefrist.

4.6 Härtefall- und Gesundheitsdaten
Bei einer längeren, unverschuldeten Verhinderung kann zur Prüfung einer Verlängerung der Paketgültigkeit ein geeigneter Nachweis verlangt werden. Ein solcher Nachweis soll grundsätzlich nur enthalten:
•    den Zeitraum der Verhinderung;
•    die Bestätigung, dass eine Unterrichtsteilnahme während dieses Zeitraums nicht möglich war.

Eine Diagnose oder detaillierte medizinische Dokumentation ist nicht erforderlich und soll nicht eingereicht werden.
Das Härtefallgesuch selbst kann per E-Mail eingereicht werden. Medizinische oder vergleichbare Nachweise dürfen nicht über Google Classroom, Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, allgemeine Wix-Kundennotizen oder ungeschützt als gewöhnlicher E-Mail-Anhang übermittelt werden.

Der Nachweis kann auf einem der folgenden Wege eingereicht werden:
•    auf dem Postweg an die in Abschnitt 1 angegebene Adresse;
•    als angemessen geschützte Datei per E-Mail, wobei das Passwort über einen getrennten Kommunikationsweg mitgeteilt wird;
•    über einen anderen vorgängig mit der Akademie Wasserschloss Sykiotis vereinbarten geschützten Übermittlungsweg.

Härtefallnachweise:
•    werden nur einem eng begrenzten berechtigten Personenkreis zugänglich gemacht;
•    werden getrennt von allgemeinen Kunden- und Unterrichtsdossiers gespeichert;
•    werden ausschliesslich zur Prüfung des Härtefallgesuchs verwendet;
•    werden spätestens 90 Tage nach dem endgültigen Entscheid gelöscht, sofern keine konkrete rechtliche Auseinandersetzung oder gesetzliche Pflicht eine längere Aufbewahrung erfordert.
Während der allgemeinen Vertragsaufbewahrungsfrist werden lediglich das Eingangsdatum, der bestätigte Verhinderungszeitraum, der Entscheid und ein allfällig angepasstes Ablaufdatum gespeichert.


5. Woher wir Personendaten erhalten
Wir erhalten Personendaten insbesondere:
•    direkt von der betroffenen Person;
•    von der gesetzlichen Vertretung;
•    von einer zur Buchung bevollmächtigten Person;
•    von Lehrkräften im Rahmen der Unterrichtsdokumentation;
•    über Website-, Kontakt- und Buchungsformulare;
•    über Google Classroom, Google Meet, Zoom und Microsoft Teams;
•    von Zahlungsdienstleistern bezüglich des Zahlungsstatus;
•    automatisch beim Besuch und bei der Nutzung der Website oder digitaler Dienste.
Erhalten wir Personendaten von einer Drittperson, muss diese berechtigt sein, uns die Angaben bekanntzugeben und die betroffene Person angemessen darüber informieren.


6. Zwecke der Datenbearbeitung
Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:
•    Beantwortung von Kontakt- und Beratungsanfragen;
•    Entgegennahme und Prüfung von Buchungsanfragen;
•    Prüfung der Vertretungsberechtigung sowie der fachlichen, personellen und organisatorischen Verfügbarkeit;
•    Abschluss und Durchführung von Verträgen;
•    Planung, Durchführung und Dokumentation des Unterrichts;
•    Bereitstellung digitaler Klassenräume und Onlinelektionen;
•    Verwaltung von Aufgaben, Materialien, Rückmeldungen und Lernfortschritten;
•    Verwaltung von Lektionenpaketen und Gruppenkursen;
•    Terminplanung, Absenzenbearbeitung und Nachhollektionen;
•    Bearbeitung von Härtefallgesuchen;
•    Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung;
•    Kommunikation mit Vertragspartnerinnen, Vertragspartnern, lernenden Personen und gesetzlichen Vertretungen;
•    Ausstellung von Teilnahme- und Kursbestätigungen;
•    Qualitätssicherung und Behandlung von Beanstandungen;
•    Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Website, Plattformen und IT-Systeme;
•    Verhinderung von Missbrauch und Betrug;
•    Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Dokumentations- und Auskunftspflichten;
•    Durchsetzung und Abwehr rechtlicher Ansprüche;
•    Versand von Werbung und Newslettern, sofern hierfür eine Einwilligung oder eine andere gesetzliche Berechtigung besteht.

Wir bearbeiten Personendaten zweckgebunden, verhältnismässig und nur so weit, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Die derzeitige Qualitätssicherung erfolgt insbesondere anhand organisatorischer Rückmeldungen, Lernfortschrittsdokumentationen, Beschwerden und freiwilliger Evaluationen. Onlinelektionen werden hierfür derzeit weder aufgezeichnet noch automatisiert ausgewertet.


7. Wix-Buchungsprozess
Die Website und der Buchungsprozess werden über Wix betrieben.
Je nach technischer Konfiguration kann eine Buchungsanfrage mit oder ohne persönliches Wix-Mitgliederkonto möglich sein. Wird ein Konto erstellt, können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:
•    Name;
•    E-Mail-Adresse;
•    Zugangsdaten in geschützter Form;
•    Konto- und Buchungshistorie;
•    Einstellungen und Kommunikation.

Die Erstellung eines Nutzerkontos ist nur erforderlich, wenn dies im jeweiligen Buchungsprozess ausdrücklich angezeigt wird.
Vor Abgabe einer Buchungsanfrage wird eine vollständige und editierbare Bestellübersicht angezeigt. Die buchende Person kann insbesondere folgende Angaben überprüfen und korrigieren:
•    Kontakt- und Rechnungsdaten;
•    Angaben zur lernenden Person;
•    gewähltes Angebot;
•    Angebotsform;
•    Anzahl der Lektionen;
•    Gesamtpreis;
•    Zahlungsart.

Das Angebot kann vor dem Absenden geändert oder aus der Bestellung entfernt werden. Der Buchungsprozess kennzeichnet eindeutig, welcher Schritt die kostenpflichtige Buchungsanfrage auslöst.


8. Digitale Unterrichts- und Cloudplattformen
Für Online-, Hybrid- und ergänzenden digitalen Unterricht setzen wir folgende Dienste ein:
•    Google Classroom zur Bereitstellung digitaler Klassenräume sowie zur Verwaltung von Aufgaben, Unterrichtsmaterialien, Abgaben, Kommentaren, Korrekturen und Rückmeldungen;
•    Google Meet zur Durchführung von Videokonferenzen und Onlinelektionen;
•    Zoom zur Durchführung von Videokonferenzen und Onlinelektionen;
•    Microsoft Teams zur Durchführung von Videokonferenzen, Chats und gemeinsamer Arbeit sowie zur Bereitstellung und Bearbeitung von Unterrichtsinhalten.

Je nach gewähltem Dienst können insbesondere folgende Personendaten bearbeitet werden:
•    Name, Anzeigename und E-Mail-Adresse;
•    Benutzer- und Kontokennung;
•    Klassen-, Kurs- und Gruppenmitgliedschaften;
•    Einladungs-, Sitzungs- und Termindaten;
•    Aufgaben, Abgaben, Dateien und Unterrichtsmaterialien;
•    Kommentare, Chatnachrichten und Rückmeldungen;
•    Audio- und Videodaten während einer laufenden Onlinelektion;
•    Bildschirmfreigaben und gemeinsam bearbeitete Inhalte;
•    Geräte-, Netzwerk-, Verbindungs- und Nutzungsdaten;
•    IP-Adresse und daraus grob ableitbare Standortinformationen;
•    technische Protokoll-, Sicherheits- und Fehlerdaten.

Google Classroom, Google Meet, Zoom und Microsoft Teams dürfen nicht zur Übermittlung von Härtefallnachweisen, Diagnosen oder anderen medizinischen Unterlagen verwendet werden.


9. Konten und Daten Minderjähriger
Für minderjährige lernende Personen werden nach Möglichkeit von der Akademie Wasserschloss Sykiotis verwaltete Organisationskonten, geschützte Einladungslinks oder zugangsbeschränkte Gastlösungen verwendet.
Private Google-, Microsoft- oder Zoom-Konten werden nicht vorausgesetzt, sofern eine technisch und organisatorisch zumutbare Alternative zur Verfügung steht.
Ist für eine konkrete Unterrichtsform ein persönliches Konto erforderlich, werden die gesetzliche Vertretung und die lernende Person vor der erstmaligen Nutzung informiert über:
•    die verwendete Plattform;
•    die erforderlichen Konto- und Profildaten;
•    den Zweck der Kontonutzung;
•    die wesentlichen Datenbearbeitungen;
•    die vorhandenen Alternativen;
•    die Schliessung oder Entfernung des Zugangs nach Unterrichtsende.

Lehrkräfte dürfen für den Unterricht keine privaten Plattformkonten verwenden, sofern dadurch Unterrichts- oder Vertragsdaten ausserhalb der von der Akademie Wasserschloss Sykiotis vorgesehenen Organisationsstruktur bearbeitet werden.


10. Rollen der Plattformanbieter
Die Akademie Wasserschloss Sykiotis entscheidet über Zweck und wesentliche Mittel der Bearbeitung von Unterrichts- und Vertragsdaten und ist für diese Bearbeitungen verantwortlich.
Soweit Google, Microsoft und Zoom Kundendaten im Rahmen zentral verwalteter Organisationskonten und der vereinbarten Kerndienste bearbeiten, handeln sie nach Massgabe der jeweiligen Datenschutzverträge grundsätzlich als Auftragsbearbeiter.
Für bestimmte Konto-, Abrechnungs-, Sicherheits-, Diagnose-, Missbrauchsbekämpfungs- oder Servicedaten können die Anbieter eigene Bearbeitungszwecke festlegen und insoweit als eigenständig datenschutzrechtlich Verantwortliche handeln.
Für solche Bearbeitungen gelten ergänzend die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.
Die Akademie Wasserschloss Sykiotis verwendet die Plattformdienste auf Grundlage der jeweils anwendbaren und vertraglich einbezogenen Datenschutz- und Auftragsbearbeitungsbedingungen.

Die Akademie Wasserschloss Sykiotis:
•    verwendet die Dienste nach Möglichkeit über zentral verwaltete Organisationskonten;
•    beschränkt Administratoren- und Lehrkraftzugriffe auf das erforderliche Mass;
•    prüft eingesetzte Apps, Add-ons und Integrationen;
•    überprüft die verfügbaren Lösch-, Export- und Administrationsmöglichkeiten.


11. Google Classroom und Google Meet
Bei der Nutzung von Google Classroom können insbesondere Klassenmitgliedschaften, Aufgabenstellungen, Abgaben, Dateien, Kommentare, Bewertungen, Rückmeldungen und Aktivitätsdaten bearbeitet werden.
Bei der Nutzung von Google Meet können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Sitzungsinformationen, Audio- und Videodaten während der Sitzung, Chatnachrichten, Bildschirmfreigaben sowie Geräte- und Verbindungsdaten bearbeitet werden.
Google Classroom und Google Meet werden für Unterricht, Kommunikation, Zusammenarbeit und die erforderliche Unterrichtsdokumentation eingesetzt.
Google kann für die Bereitstellung der Dienste Konzerngesellschaften und Unterauftragsbearbeiter einsetzen. Die konkrete Bearbeitungsregion und die verfügbaren Datenregionseinstellungen hängen vom verwendeten Google-Workspace-Tarif und dessen Konfiguration ab.


12. Zoom
Bei der Nutzung von Zoom können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:
•    Konto-, Profil- und Teilnehmerdaten;
•    Name, Anzeigename und E-Mail-Adresse;
•    Einladungs- und Registrierungsdaten;
•    Geräte-, Netzwerk- und Verbindungsdaten;
•    Audio- und Videodaten während der Sitzung;
•    Chatnachrichten, Dateien und Bildschirmfreigaben;
•    technische Nutzungs-, Sicherheits- und Fehlerdaten.

Zoom kann für die Bereitstellung seiner Dienste Konzerngesellschaften und Unterauftragsbearbeiter einsetzen. Die konkreten Bearbeitungsorte richten sich nach dem verwendeten Kontotyp, den aktivierten Einstellungen und den jeweils geltenden Unterauftragsbearbeiterlisten.


13. Microsoft Teams
Bei der Nutzung von Microsoft Teams können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:
•    Konto-, Profil- und Kontaktdaten;
•    Team-, Kurs- und Gruppenmitgliedschaften;
•    Einladungs-, Kalender- und Sitzungsdaten;
•    Chatnachrichten und gemeinsam bearbeitete Inhalte;
•    Dateien und Unterrichtsmaterialien;
•    Audio- und Videodaten während der Sitzung;
•    Bildschirmfreigaben;
•    Geräte-, Netzwerk-, Nutzungs-, Sicherheits- und Fehlerdaten.

Microsoft kann für die Bereitstellung von Microsoft Teams Konzerngesellschaften und Unterauftragsbearbeiter einsetzen. Die Bearbeitungsregionen richten sich nach dem verwendeten Microsoft-365-Vertrag, den gebuchten Diensten und der jeweiligen Kontokonfiguration.


14. Aufzeichnungen, Transkriptionen und KI-Funktionen
Die Akademie Wasserschloss Sykiotis erstellt derzeit keine Aufzeichnungen oder automatischen Transkriptionen von Onlinelektionen. Sie verwendet derzeit auch keine automatischen Sitzungszusammenfassungen oder KI-gestützten Auswertungen von Bild-, Ton-, Chat- oder Unterrichtsdaten aus Onlinelektionen.
Die entsprechenden Funktionen werden in den von der Akademie Wasserschloss Sykiotis verwalteten Konten nach Möglichkeit deaktiviert oder organisatorisch nicht verwendet.
Werden solche Funktionen künftig eingeführt, werden vor ihrer Aktivierung:
•    Zweck und Erforderlichkeit geprüft;
•    die Risiken für betroffene Personen beurteilt;
•    erforderliche technische und organisatorische Schutzmassnahmen festgelegt;
•    die betroffenen Personen verständlich informiert;
•    die Datenschutzerklärung angepasst;
•    erforderliche Einwilligungen eingeholt.

Die Ablehnung einer für die reguläre Unterrichtsleistung nicht erforderlichen Aufzeichnung oder KI-Auswertung führt nicht zum Ausschluss vom Unterricht.
Ton-, Bild- oder Videoaufnahmen durch Teilnehmende sind nur mit vorgängiger Zustimmung aller betroffenen Personen zulässig.


15. Bekanntgabe an Dritte und Auftragsbearbeiter
Wir geben Personendaten nur bekannt, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgesehen ist.

Empfängerinnen und Empfänger können insbesondere sein:
•    Wix sowie dessen Konzerngesellschaften und Unterauftragsbearbeiter;
•    Google im Zusammenhang mit Google Classroom und Google Meet;
•    Zoom im Zusammenhang mit Zoom-Videokonferenzen;
•    Microsoft im Zusammenhang mit Microsoft Teams;
•    Zahlungsdienstleister und Finanzinstitute;
•    E-Mail-, Hosting-, Cloud-, Sicherheits- und IT-Dienstleister;
•    Lehrkräfte und andere mit der Leistungserbringung betraute Personen;
•    Buchhaltungs- und Treuhanddienstleister;
•    Rechts- und Versicherungsberater, soweit ein konkreter Anlass besteht;
•    Behörden und Gerichte, soweit eine gesetzliche Pflicht oder Berechtigung besteht.

Lehrkräfte erhalten nur jene Daten, die sie für die Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation des Unterrichts benötigen.
Auftragsbearbeiter dürfen Personendaten grundsätzlich nur nach unseren Weisungen und für die vereinbarten Zwecke bearbeiten.
Wir verkaufen keine Personendaten.


16. Bearbeitung und Bekanntgabe ins Ausland
Bei der Nutzung von Wix, Google Classroom, Google Meet, Zoom und Microsoft Teams können Personendaten ausserhalb der Schweiz bearbeitet oder dorthin übermittelt werden.
Je nach Anbieter, Dienst, Vertragsmodell, Kontokonfiguration und Unterauftragsbearbeiter können Daten insbesondere in folgenden Staaten und Regionen bearbeitet werden:
•    Schweiz;
•    Mitgliedstaaten der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums;
•    EFTA-Staaten;
•    Vereinigte Staaten von Amerika;
•    Israel im Zusammenhang mit Wix.

Weitere Empfängerstaaten können sich aus den jeweils aktuellen Unterauftragsbearbeiterlisten der eingesetzten Anbieter ergeben. Die Akademie Wasserschloss Sykiotis dokumentiert die für ihre konkret eingesetzten Dienste relevanten Empfängerstaaten und überprüft wesentliche Änderungen.
Personendaten werden in Staaten mit einem angemessenen Datenschutzniveau oder unter Verwendung geeigneter Garantien bekanntgegeben. Als Garantien kommen insbesondere vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten anerkannte Standarddatenschutzklauseln oder andere gesetzlich zulässige Schutzmechanismen in Betracht.
Soweit erforderlich, prüfen wir zusätzliche technische, organisatorische oder vertragliche Schutzmassnahmen. Gesetzliche Ausnahmen bleiben vorbehalten.

Aktuelle Informationen zu den für die konkret verwendeten Dienste dokumentierten Empfängerstaaten, Unterauftragsbearbeitern und Garantien können unter sekretariat@akademie-wasserschloss.ch angefragt werden.


17. Cookies, Einwilligungen und Analyse
Unsere Website verwendet technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien. Diese sind notwendig, um insbesondere:
•    die Website sicher bereitzustellen;
•    Formulare und Buchungsabläufe zu betreiben;
•    Sitzungen und Anmeldungen zu verwalten;
•    Cookie- und Datenschutzeinstellungen zu speichern.
Nicht erforderliche Analyse-, Funktions- oder Marketingtechnologien werden nur aktiviert, nachdem die betroffene Person im Cookie-Einstellungsdialog eine entsprechende Auswahl getroffen hat.
Besucherinnen und Besucher können ihre Auswahl jederzeit über die Cookie- beziehungsweise Datenschutzeinstellungen ändern oder widerrufen.

Die konkrete Liste der eingesetzten Cookies, Anbieter, Zwecke und Speicherdauern ist im Cookie-Einstellungsdialog abrufbar.
Die Akademie Wasserschloss Sykiotis überprüft die auf der Website aktiven Cookies, Skripte, Wix-Anwendungen und Drittanbieterintegrationen regelmässig und nach wesentlichen Änderungen der Website.


18. Kontaktformulare und E-Mail-Kommunikation
Angaben aus Kontaktformularen und E-Mails werden zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verwendet.
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz unserer Kommunikationssysteme.
Besonders schützenswerte Personendaten dürfen nur entsprechend den in Abschnitt 4.6 beschriebenen Übermittlungsregeln eingereicht werden.

Gewöhnliche E-Mails können trotz angemessener Sicherheitsmassnahmen Risiken aufweisen. Betroffene Personen sollen deshalb keine Diagnosen, ausführlichen medizinischen Berichte, Passwörter oder vergleichbar vertraulichen Inhalte in eine gewöhnliche E-Mail schreiben.


19. Werbung und Newsletter
Vertragsbezogene und organisatorische Mitteilungen können unabhängig von einer Werbeeinwilligung versandt werden.
Newsletter und sonstige elektronische Werbung werden nur versandt, wenn hierfür eine Einwilligung oder eine andere gesetzliche Berechtigung besteht.
Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Jede Marketing-E-Mail enthält eine Abmeldemöglichkeit.
Marketingeinwilligungen werden getrennt von der Zustimmung zu den AGB und zum Kursreglement eingeholt und sind nicht Voraussetzung für eine Buchung.


20. Aufbewahrungsdauer und Löschkonzept
Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Grundsätzlich gelten folgende Richtwerte:
•    allgemeine Kontakt- und Beratungsanfragen ohne Vertragsabschluss: bis zu zwölf Monate nach Abschluss der Anfrage;
•    nicht angenommene Buchungsanfragen: grundsätzlich bis zu zwölf Monate;
•    Vertrags-, Termin-, Anwesenheits-, Paket- und Kommunikationsdaten: grundsätzlich bis zu fünf Jahre nach Vertragsende;
•    Daten, die für die Durchsetzung oder Abwehr vertraglicher Ansprüche erforderlich sind: längstens bis zum Ablauf der anwendbaren Verjährungsfristen;
•    Lernstands- und Unterrichtsdokumentationen: grundsätzlich bis zu zwei Jahre nach Vertragsende;
•    Förder- und unterstützungsbezogene Daten: grundsätzlich bis zu zwölf Monate nach Vertragsende; Angaben, die für die sichere, angemessene oder individuell abgestimmte Unterrichtsdurchführung nicht mehr erforderlich sind, werden früher gelöscht oder anonymisiert;
•    Buchhaltungs-, Rechnungs- und Zahlungsbelege: entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, regelmässig zehn Jahre;
•    Marketingdaten: bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zur Beendigung des Verwendungszwecks;
•    Härtefallnachweise: spätestens 90 Tage nach dem endgültigen Entscheid;
•    Daten zu Datenschutzanfragen: so lange, wie dies zur Bearbeitung und zum Nachweis der ordnungsgemässen Erledigung erforderlich ist;
•    technische Sitzungs-, Sicherheits- und Verbindungsdaten: entsprechend ihrer Erforderlichkeit und den technisch beziehungsweise vertraglich festgelegten Fristen des jeweiligen Anbieters.
Nach Abschluss eines Kurses oder Lektionenpakets werden nicht mehr benötigte digitale Klassenräume, Teams, Gruppen und Zugriffsberechtigungen geschlossen.
Die darin enthaltenen Daten werden:
•    gelöscht, wenn keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist; oder
•    in einen zugriffsbeschränkten Archivbereich überführt, wenn sie noch für Unterrichtsdokumentation, vertragliche Nachweise, gesetzliche Pflichten oder die Durchsetzung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen benötigt werden.
Für jede wesentliche Datenkategorie werden intern festgelegt:
•    Hauptspeicherort;
•    verantwortliche Stelle;
•    Aufbewahrungsfrist;
•    Lösch- oder Archivierungsverfahren;
•    Umgang mit Sicherungskopien;
•    Ausnahmen bei laufenden Verfahren oder gesetzlichen Pflichten.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Daten gelöscht, anonymisiert oder sicher vernichtet.
Technisch bedingte Sicherungskopien können während einer begrenzten zusätzlichen Dauer fortbestehen. Sie werden bis zu ihrer automatischen Löschung gegen eine weitere produktive Verwendung gesperrt.


21. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Personendaten.
Dazu gehören je nach Schutzbedarf insbesondere:
•    beschränkte und rollenbezogene Zugriffsrechte;
•    zentral verwaltete Organisationskonten, soweit technisch verfügbar;
•    Vertraulichkeitsverpflichtungen;
•    Passwort- und Zugriffsschutz;
•    Mehrfaktorauthentifizierung, soweit verfügbar und angemessen;
•    verschlüsselte Datenübertragung;
•    Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren;
•    Aktualisierung und Schutz der eingesetzten Systeme;
•    getrennte und zugriffsbeschränkte Ablage besonders schützenswerter Daten;
•    regelmässige Überprüfung von Konten, Gruppen, Freigaben und Datenbeständen;
•    Entfernung nicht mehr benötigter Zugriffsrechte nach Kurs- oder Vertragsende;
•    regelmässige Überprüfung der eingesetzten Auftragsbearbeiter und Plattformkonfigurationen.
Ein absoluter Schutz vor sämtlichen Risiken kann nicht garantiert werden.


22. Datenschutz-Folgenabschätzung und Risikoprüfung
Vor der Einführung neuer oder wesentlich veränderter Datenbearbeitungen prüft die Akademie Wasserschloss Sykiotis, ob die Bearbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte betroffener Personen mit sich bringt.

Die Prüfung berücksichtigt insbesondere:
•    Daten von Kindern und Jugendlichen;
•    besonders schützenswerte Personendaten;
•    Umfang und Dauer der Bearbeitung;
•    Anzahl der betroffenen Personen;
•    internationale Cloud- und Plattformdienste;
•    neue Technologien;
•    Aufzeichnungen, Transkriptionen und KI-gestützte Funktionen;
•    Möglichkeiten der Verknüpfung oder Profilbildung.

Ergibt die Vorprüfung ein voraussichtlich hohes Risiko, wird vor Beginn der Bearbeitung eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt und dokumentiert.


23. Verletzungen der Datensicherheit
Datensicherheitsverletzungen werden dokumentiert, untersucht und entsprechend ihrem Risiko behandelt.
Führt eine Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte betroffener Personen, melden wir sie so rasch wie möglich dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten.
Betroffene Personen werden informiert, wenn dies zu ihrem Schutz erforderlich ist oder der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte dies verlangt.


24. Automatisierte Einzelentscheidungen
Wir treffen derzeit keine Entscheidungen, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhen und für die betroffene Person eine rechtliche Wirkung entfalten oder sie erheblich beeinträchtigen.
Sollte künftig eine solche Bearbeitung eingesetzt werden, informieren wir die betroffenen Personen vorab entsprechend den gesetzlichen Anforderungen und gewähren die gesetzlich vorgesehenen Rechte.


25. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere:
•    Auskunft über die bearbeiteten Personendaten verlangen;
•    unrichtige Daten berichtigen lassen;
•    die Löschung oder Vernichtung von Daten verlangen;
•    die Beendigung einer widerrechtlichen Bearbeitung verlangen;
•    eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen;
•    unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten verlangen.
Diese Rechte können gesetzlichen Einschränkungen unterliegen, etwa aufgrund von Aufbewahrungspflichten, überwiegenden Interessen Dritter oder laufenden Rechtsverfahren.

Auskunftsbegehren werden grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen seit ihrem Eingang beantwortet. Kann die Auskunft nicht innerhalb von 30 Tagen erteilt werden, wird die betroffene Person innerhalb dieser Frist über die Verlängerung, deren Gründe und die voraussichtliche Bearbeitungsfrist informiert.
Zur Verhinderung unberechtigter Auskünfte können wir eine angemessene Identitätsprüfung verlangen. Eine Ausweiskopie wird nur verlangt, wenn eine zuverlässige Identifikation nicht mit weniger eingreifenden Mitteln möglich ist. Nicht benötigte Angaben dürfen geschwärzt werden.

Anfragen sind an sekretariat@akademie-wasserschloss.ch zu richten.


26. Anwendbares Datenschutzrecht
Die Datenbearbeitung untersteht grundsätzlich dem schweizerischen Datenschutzgesetz und der Datenschutzverordnung. Soweit im Einzelfall zwingend anwendbar, können ergänzend ausländische Datenschutzvorschriften gelten.


27. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Datenbearbeitungen, Dienstleistungen, Plattformen, Auftragsbearbeiter oder gesetzlichen Pflichten ändern. Massgebend ist die auf der Website veröffentlichte Fassung.
Bei wesentlichen Änderungen informieren wir betroffene Personen in angemessener Weise, sofern dies aufgrund der Art der Änderung, der betroffenen Daten oder der möglichen Auswirkungen erforderlich und verhältnismässig ist.


Stand: 20. Juli 2026